Процесс проведения аудита

1 Прием заявки

Заявка на сертификацию системы менеджмента подается заказчиком в орган по сертификации систем менеджмента товарищества с ограниченной ответственностью «Prime Cert» (далее – ОС СМ) вместе с исходными данными организации, включающим комплект документов системы менеджмента. Требования к перечню документов, необходимых для анализа документации системы менеджмента размещены на сайте ОС СМ.

 

2 Анализ заявки

После получения заявки руководитель ОС СМ проводит анализ заявки и дополнительной информации о сертификации.

Рассмотрев заявку, подтвердив правомерность проведения сертификации системы менеджмента заказчика, руководитель ОС СМ извещает заказчика приемлемым способом (личная встреча, беседа по телефону и т.д.) о принятии заявки в работу. При отрицательном решении направляет заказчику извещение об отклонении заявки с указанием причин отклонения.

 

3 Планирование проведения аудита

После анализа заявки ОС СМ принимает по ней решение. О положительном решении по заявке заказчик информируется приемлемым для ОС СМ и заказчика способом (посредством электронного сообщения, телефонного звонка, личной встречи с заказчиком и пр.). Отклонение заявки оформляется в виде извещения с указанием причин отказа, которые должны быть разъяснены заказчику.

Если у организации заказчика имеются многочисленные производственные площадки, осуществляющие аналогичную деятельность и являющиеся объектами общей СМ, руководитель ОС СМ проводит выборку этих площадок. 

При проведении процедуры подтверждения соответствия разрабатывается программа аудитов для четкого определения аудиторской деятельности, требуемой для демонстрации того, что СМ заказчика отвечает требованиям к сертификации по выбранному стандарту.

Программа аудитов для трехлетнего цикла сертификации охватывает требования всей СМ.

Программа аудитов включает двухэтапный первичный аудит, инспекционные аудиты в течение первого и второго годов сертификации и ресертификационный аудит в течение третьего года, до истечения срока действия сертификата соответствия.

Руководитель ОС СМ определяет время, необходимое для планирования и проведения полного и результативного аудита СМ заказчика.

При положительном решении о принятии заявки заказчику направляется подписанный директором ТОО договор в 2-х экземплярах. Стоимость работ определяется индивидуально с каждым заказчиком и зависит от масштаба организации, области сертификации, месторасположения заказчика, наличия производственных площадок. После поступления денежных средств на расчетный счет ТОО в размере, указанном в договоре, ОС СМ приступает к планированию аудита СМ заказчика.

Если аудит признан осуществимым, руководителем ОС СМ подбирается аудиторская команда. Сформированный состав команды по аудиту отражается в листе согласования состава команды по аудиту, который утверждается руководителем ОС СМ и направляется на согласование заказчику.

Заказчик аудита, проверяемая организация могут попросить/потребовать о замене конкретных членов команды по аудиту на основаниях, исходя из принципов сертификации СМ. Примеры оснований включают ситуации конфликта интересов (например, член команды по аудиту – бывший работник проверяемой организации, или оказывал ей консультационные услуги) и неэтичное поведение в прошлом. Такие основания должны быть доведены до сведения руководителя команды по аудиту и до лиц, ответственных за руководство программой аудита, которые должны разрешить данную ситуацию совместно с заказчиком. Все претензии к составу команды по аудиту должны быть решены до начала этапа 1.

При проведении аудита на месте у каждого члена команды по аудиту должен быть сопровождающий, если иное не предусмотрено между руководителем команды по аудиту и аудитируемой организацией.

Присутствие наблюдателей при проведении аудита на месте должно быть обосновано и согласовано ОС СМ и аудитируемой организацией до начала проведения проверки.

Первичная сертификация включает в себя 2 этапа:

Этап 1:

а) анализ деятельности Заказчика;

б) аудит документации СМ;

в) составление отчета по этапу 1.

Этап 2:

а) разработка, согласование и утверждение плана аудита;

б) аудит на месте;

в) рассмотрение результатов аудита;

г) составление отчета по аудиту;

д) выдача сертификата соответствия СМ (в случае положительных результатов).

Вступительное совещание проводится в присутствии членов команды по аудиту с участием руководства аудитируемого или, если применимо, лиц, ответственных за функции или процессы, подлежащие проверке.

Цели совещания:

а) подтверждение плана аудита;

б) краткое изложение действий по аудиту;

в) подтверждение каналов связи;

г) обеспечение возможности для аудитируемого задать вопросы.

Совещание должно быть официальным и должен быть составлен список присутствующих. Председательствовать на совещании должен руководитель команды по аудиту.

Степень детализации вступительного совещания зависит от осведомленности аудитируемой организации о процессе аудита.

Протокол составляется в 2-х экземплярах (по одному экземпляру для ОС СМ и аудитируемой организации).

В процессе проведения аудита, информация, относящаяся к целям, области и критериям аудита, включая информацию по взаимодействию функций, видов деятельности и процессов, должна собираться методом соответствующей выборки и должна быть проверяема. Только проверяемая информация может стать свидетельством аудита.

Методы сбора информации включают:

а) интервью;

б) наблюдение за деятельностью;

в) анализ документации, включая записи.

Выбранные источники информации могут различаться в зависимости от объема и сложности аудита и могут включать следующее:

а) интервью с сотрудниками и другими лицами;

б) наблюдение за деятельностью, производственной средой и условиями;

в) документы, такие как политика, цели, планы, процедуры, стандарты, инструкции, лицензии и разрешения, спецификации, чертежи, контракты и приказы;

г) записи, такие как протоколы контроля, протоколы совещаний, отчеты по аудитам, записи по программам мониторинга и результаты измерений;

д) сводки данных, анализы, индикаторы работы;

е) информация по программам выборочного контроля аудитируемой организации и процедурам выборочного контроля и измерений;

ж) данные из других источников, например, обратная связь с потребителем, другая актуальная информация от внешних сторон и оценка поставщиков;

и) компьютерные базы данных и веб-сайты;

к) имитация и моделирование.

Наблюдения аудита могут указывать либо на соответствие, либо на несоответствие критериям аудита.

Несоответствия и подтверждающие их свидетельства аудита регистрируются в протоколах о несоответствии/уведомлении. Несоответствия должны быть проанализированы совместно с представителем аудитируемой организации для получения подтверждения того, что свидетельства аудита верны и несоответствия понятны.

Несоответствия классифицируются и оцениваются как значительные и незначительные. Кроме того заключения аудита, касающиеся возможных отклонений, классифицируются как уведомления.

Повторение незначительных несоответствий одного вида (связанных с одним и тем же процессом СМ) в нескольких подразделениях дает основание для перевода их в значительное несоответствие.

Заключение по результатам аудита оформляется в виде акта по аудиту. Акт подписывают руководитель команды по аудиту и члены команды и представляют для ознакомления и подписи руководителю проверяемой организации или его представителю. Акт подготавливается в двух экземплярах, один экземпляр которого передают аудитируемой организации (заказчику), другой подшивается в дело.

В ходе заключительного совещания под председательством руководителя команды по аудиту должны быть представлены заключения по результатам аудита, включая рекомендации по сертификации, таким образом, чтобы они были понятны и признаны аудитируемой организацией. Участниками заключительного совещания должны быть руководство организации, а также, если это целесообразно, лица, ответственные за функции и процессы, подлежащие проверке.

Совещание должно быть официальным с ведением протокола и списка присутствующих.

Любые разногласия в отношении наблюдений аудита и/или заключений по результатам аудита между командой по аудиту и проверяемой организацией должны быть обсуждены и, если возможно, разрешены. В противном случае все мнения должны быть зарегистрированы.

Протокол заключительного совещания составляется в 2-х экземплярах (по одному экземпляру для ОС СМ и аудитируемой организации).

 

4 Действия с несоответствиями

При обнаружении одного значительного или 10 и более незначительных несоответствий СМ аудитируемой организации не может быть признана соответствующей требованиям нормативной документации по СМ и аудитируемая организация не может претендовать на получение сертификата соответствия СМ.

Аудитируемая организация должна провести анализ причин значительных несоответствий и разработать коррекции и корректирующие действия по их устранению. В случае если проверка выполнения коррекций и корректирующих действий в отношении значительных несоответствий невозможна в течение шести месяцев после последнего дня этапа 2, возникает необходимость повторного проведения этапа 2 перед рекомендацией сертификации. Этот пункт отражается в договоре на проведение работ по сертификации.

При обнаружении менее 10 незначительных несоответствий, аудитируемая организация после анализа причин несоответствий разрабатывает коррекции и корректирующие действия и записывает их в раздел 3 протокола о несоответствии/уведомлении рукописным способом. Срок выполнения корректирующих действий не должен превышать 30 календарных дней с момента последнего дня этапа 2.

После выполнения коррекций и корректирующих действий проверяемая организация предъявляет руководителю команды по аудиту отчёт и свидетельства устранения несоответствий.

Если представленного отчета недостаточно для подтверждения выполнения коррекций и корректирующих действий, может потребоваться посещение организации и проверка их фактического выполнения.

Срок анализа и проверки отчёта и свидетельств устранения несоответствий, предъявленных аудитируемой организацией, не должен превышать 10 рабочих дней.

В случае подтверждения фактов выполнения коррекций и корректирующих действий и устранения несоответствий и их причин, руководитель команды по аудиту делает соответствующую запись в разделе 4 протокола о несоответствии/уведомлении.

 

5 Утверждение и рассылка отчета по аудиту

Отчет по аудиту является собственностью ОС СМ. Члены команды по аудиту, и все получатели отчета должны учитывать и обеспечивать конфиденциальность содержания отчета.

Отчет составляется в 2-х экземплярах, один из которых выдается заказчику.

 

6 Завершение аудита

Аудит считается завершенным, если все действия, установленные планом аудита, выполнены, и отчет по аудиту разослан.

 

7 Последующие действия после аудита

Критерием для принятия решения по сертификации является отсутствие несоответствий или выполнение аудитируемой организацией коррекций и корректирующих действий в согласованные сроки. Все выполненные коррекции и корректирующие действия должны быть верифицированы и одобрены ОС СМ.

Наличие уведомлений не влияет на принятие положительного решения о выдаче сертификата соответствия.

 

8 Выдача сертификата соответствия и знака сертификации

При положительных результатах аудита ОС СМ выдает заказчику сертификат соответствия (далее – СС) на бланке строгой отчетности установленной формы.

При получении СС сертифицированный заказчик заполняет расписку о получении сертификата соответствия СМ.

Вместе с СС сертифицированному заказчику выдается знак сертификации на электронном носителе с краткой инструкцией по применению знака.

 

9 Проведение работ по инспекционному аудиту

Инспекционный аудит (далее – ИА) сертифицированной СМ проводится не реже одного раза в календарный год, за исключением года ресертификации. Дата первого ИА должна быть не позднее 12 месяцев с момента принятия решения о сертификации. ИА начинается с определения необходимости изменения программы аудитов. После пересмотра программы аудитов и определение продолжительности ИА сертифицированному заказчику направляется договор на проведение работ по ИА СМ. Стоимость работ также как и при первичном сертификационном аудите определяется индивидуально с каждым заказчиком. После подписания договора на проведение работ по ИА СМ обеими сторонами сертифицированному заказчику направляется счет на оплату.

При наличии достаточных оснований со стороны заказчика, ОС СМ может перенести срок проведения ИА. Инициатором переноса срока ИА также может являться ОС СМ. При этом заявителю направляется письменное уведомление с пояснением причин переноса проведения ИА.

Порядок проведения ИА соответствует этапу 2 сертификационного аудита.

 

10 Ресертификация системы менеджмента

Заявка на проведение ресертификации подается заказчиком в ОС СМ не позднее, чем за два месяца до окончания срока действия сертификата соответствия. При идентификации в ходе ресертификационного аудита значительного несоответствия или отсутствия свидетельств соответствия, устанавливаются сроки выполнения коррекций и корректирующих действий, которые должны быть выполнены до истечения срока действия сертификата.

 

11 Внеплановые аудиты

ОС СМ может проводить внеплановые аудиты у сертифицированного заказчика. Причиной для проведения внепланового аудита может послужить:

а) получение информации о любых серьезных нарушениях в рамках сертифицированной СМ, в том числе поступление жалоб от потребителей сертифицированного заказчика;

б) получение претензий к качеству работ, на которые распространяется действие сертификата соответствия СМ;

в) существенные изменения со стороны сертифицированного заказчика, которые могут оказать влияние на способность СМ продолжать соответствовать требованиям стандарта, на соответствие которому проводилась сертификация;

г) проверка выполнения корректирующих действий по устранению причин несоответствий, повлекших приостановление сертификации;

д) изменение (введение в действие новой версии) нормативного документа, на соответствие которому проводилась сертификация СМ заказчика.