Выборка производственных площадок объекта оценки соответствия в органе по сертификации систем менеджмента товарищества с ограниченной ответственностью «Prime Cert» (далее – ОС СМ) может быть произведена в организациях, имеющих многочисленные филиалы, представительства и другие структурные подразделения, выполняющие идентичные виды работ с использованием одинаковых методов и процедур и являющиеся объектами общей системы менеджмента (далее – СМ).
При поступлении от заказчика заявки на сертификацию системы менеджмента (с включением многочисленных производственных площадок в область распространения системы менеджмента) и документации системы менеджмента, ОС СМ осуществляет аудит документации системы менеджмента организации заказчика с целью убеждения, что система менеджмента распространяется на все производственные площадки, указанные в заявке на проведение сертификации системы менеджмента, управляются централизовано, и являются объектом анализа со стороны руководства. Соответственно производственные площадки (включая выполняющие центральную административную функцию) должны быть объектами программы внутреннего аудита организации и проверяться в соответствии с программой, предшествующей аудиту со стороны ОС СМ.
ОС СМ проверяет в каждом конкретном случае, на каких производственных площадках организации производят одинаковую продукцию или услуги при одних и тех же процедурах и методах. Если результаты исследования подтверждают, что все производственные площадки, включенные в процедуру оценки организации, к отдельным площадкам может быть применена процедура выборки.
Временные производственные площадки, такие как строительные площадки, используемые организацией для выполнения отдельных работ, не считаются учитываемой частью (организации со многими производственными площадками). Любая выборка разного рода деятельности, выполняемой на таких площадках для подтверждения соответствия деятельности постоянного офиса, не может быть использована для выдачи сертификата на эти временные производственные площадки.
Производственные площадки, подвергаемые аудиту, должны быть частично отобраны путем случайной выборки, частично – назначены.
Как минимум 25% площадок должны быть выбраны случайным образом, остальные назначают с использованием следующих критериев:
а) результаты внутренних аудитов или аудитов СМ со стороны контролирующих органов;
б) зарегистрированные претензии и другие аспекты выполнения коррекций и корректирующих действий;
в) численность сотрудников в филиалах, представительствах и других структурных подразделениях;
г) уровень сложности технологического процесса;
д) парк действующего оборудования;
е) инфраструктура производственных площадок;
ж) сложность выпускаемой продукции/оказываемых услуг;
и) зрелость системы менеджмента и понимание организации;
к) вопросы, связанные с охраной окружающей среды, экологические аспекты, воздействие аспектов на окружающую среду;
л) территориальное месторасположение;
м) различия в культуре, языке и нормативных требованиях;
н) финансовые затраты ОС СМ на оценку соответствия производственных площадок.
В соответствии с IAF MD 1 расчет выборки производственных площадок при сертификационном аудите должен быть равен квадратному корню из числа отдаленных площадок, округленный к целому числу. В результате выборка рассчитывается по формуле (5.1):
y=√x (5.1)
где y – размер выборки;
x – число производственных площадок.
Выборка при ежегодном инспекционном аудите рассчитывается по формуле (5.2):
y=0.6√x (5.2)
Расчет выборки при ресертификационном аудите рассчитывается, как и при первичной сертификации. Однако, если СМ эффективна в течение трех лет, то расчет выборки может быть уменьшен до коэффициента 0,8. Таким образом, получается формула (5.3):
y=0.8√x (5.3)
Размер выборки должен быть увеличен, если анализ риска деятельности, охватываемой СМ при ее сертификации, проведенный ОС СМ, указывает на наличие специфических обстоятельств в отношении следующих факторов:
а) размера производственных площадок и числа работников;
б) сложности деятельности и системы менеджмента;
в) изменения методов выполнения работ;
г) изменения выполняемой деятельности;
д) зарегистрированных претензий и других аспектов выполнения коррекций и корректирующих действий;
е) любых многонациональных аспектов;
ж) результатов внутренних аудитов.
Результаты выборки производственных площадок оформляются руководителем ОС СМ в расчете представительной выборки объекта оценки соответствия.
По оставшимся незатронутым в процессе сертификации системы менеджмента производственным площадкам ОС СМ осуществляет оценку соответствия при последующем проведении инспекционных аудитов, при этом центральный офис должен быть исследован при каждом инспекционном аудите не менее одного раза в год.
Информирование организации об осуществлении выборки производственных площадок ОС СМ осуществляет посредством предоставления плана аудита и второго экземпляра расчета представительной выборки объекта оценки соответствия не менее чем за 10 календарных дней до проведения самого аудита.
Если при внутреннем аудите или инспекционном контроле на любой производственной площадке были обнаружены несоответствия, ОС СМ должен потребовать от организации рассмотреть причастность других производственных площадок к данному несоответствию. В случае если причастность будет выявлена, то на данных производственных площадках должны быть проведены коррекции и корректирующие действия и осуществлена верификация выполненных мероприятий. Если причастность не будет установлена, то организация должна продемонстрировать ОС СМ свидетельство того, что другие производственные площадки не причастны к выявленному несоответствию.
ОС СМ требует от организации подтверждения выполнения коррекций и корректирующих действий и увеличивает частоту осуществления выборки и/или размера выборки производственных площадок до тех пор, пока контроль над устранением несоответствий со стороны организации не будет восстановлен.
Если ко времени принятия решения любая производственная площадка имеет несоответствие, ОС СМ обязан отказать в сертификате всей совокупности площадок до выполнения необходимых коррекций и корректирующих действий.
В процессе сертификации не допускается исключать из области отдельную производственную площадку, на которой обнаружено несоответствие. Такое исключение должно быть согласовано только заранее.
При положительном результате сертификации системы менеджмента организации ОС СМ выдает один сертификат с наименованием и адресом центрального офиса организации.
Если область сертификации производственных площадок касается только части области деятельности организации, то ее применимость ко всем производственным площадкам должна быть четко зафиксирована в сертификате или приложении к нему.
Если центральный офис или любая из производственных площадок не полностью выполнили необходимые критерии для сохранения сертификата, то ОС СМ должен отозвать сертификат.
При проведении заключительного совещания по результатам сертификации системы менеджмента в организации заказчика, руководитель команды по аудиту ОС СМ обязан проинформировать заказчика, что в случае закрытия какой-либо из производственной площадки заказчик обязан немедленно оповестить об этом ОС СМ. Не предоставление такой информации ОС СМ будет рассматривать как неправомерное использование сертификата со всеми вытекающими из этого последствиями.
При проведении инспекционного контроля или повторной сертификации могут быть добавлены дополнительные производственные площадки в рамках одной области сертификации, ранее не указанные в сертификате соответствия.
При присоединении новой группы производственных площадок к ранее сертифицированной совокупности площадок каждая такая группа должна быть рассмотрена независимо от определения первоначального размера выборки. После включения новой группы площадок в сертификат, новые производственные площадки должны быть собраны вместе с уже имевшимися для определения размера выборки для будущих аудитов при инспекционном контроле и повторной сертификации.