1 Прием заявки
Заявка на сертификацию системы менеджмента (далее – СМ) подается заказчиком в орган по сертификации систем менеджмента товарищества с ограниченной ответственностью «Prime Cert» (далее – ОС СМ) в электронном виде через личный кабинет электронной системы e-ktrm. Заявка формируется согласно автоматическому алгоритму.
2 Анализ заявки
После подачи заявки руководитель ОС СМ в электронной системе e-ktrm проводит проверку на правильность и полноту предоставленных данных.
После анализа заявки ОС СМ принимает по ней решение. При положительном решении заявка сохраняется и поступает в личный кабинет заказчика в электронной системы e-ktrm для подписания электронно-цифровой подписью. Отклонение заявки осуществляется путем нажатия кнопки «отклонить заявку» с указанием причин отказа.
После подписания электронно-цифровой подписью заказчиком заявка считается зарегистрированной.
3 Планирование проведения аудита
Если у организации заказчика имеются многочисленные производственные площадки, осуществляющие аналогичную деятельность и являющиеся объектами общей СМ, руководитель ОС СМ проводит выборку этих площадок.
При проведении процедуры подтверждения соответствия разрабатывается программа аудитов для четкого определения аудиторской деятельности, требуемой для демонстрации того, что СМ заказчика отвечает требованиям к сертификации по выбранному стандарту.
Программа аудитов для трехлетнего цикла сертификации охватывает требования всей СМ.
Программа аудитов включает двухэтапный первичный аудит, инспекционные аудиты в течение первого и второго годов сертификации и ресертификационный аудит в течение третьего года, до истечения срока действия сертификата соответствия.
Руководитель ОС СМ определяет время, необходимое для планирования и проведения полного и результативного аудита СМ заказчика.
При положительном решении о принятии заявки заказчику направляется подписанный директором ТОО договор в 2-х экземплярах. Стоимость работ определяется индивидуально с каждым заказчиком и зависит от масштаба организации, области сертификации, месторасположения заказчика, наличия производственных площадок. После поступления денежных средств на расчетный счет ТОО в размере, указанном в договоре, ОС СМ приступает к планированию аудита СМ заказчика.
Если аудит признан осуществимым, руководителем ОС СМ подбирается аудиторская команда. Сформированный состав команды по аудиту отражается в листе согласования состава команды по аудиту, который утверждается руководителем ОС СМ и направляется на согласование заказчику.
Заказчик аудита, проверяемая организация могут попросить/потребовать о замене конкретных членов команды по аудиту на основаниях, исходя из принципов сертификации СМ. Примеры оснований включают ситуации конфликта интересов (например, член команды по аудиту – бывший работник проверяемой организации, или оказывал ей консультационные услуги) и неэтичное поведение в прошлом. Такие основания должны быть доведены до сведения руководителя команды по аудиту и до лиц, ответственных за руководство программой аудита, которые должны разрешить данную ситуацию совместно с заказчиком. Все претензии к составу команды по аудиту должны быть решены до начала этапа 1.
При проведении аудита на месте у каждого члена команды по аудиту должен быть сопровождающий, если иное не предусмотрено между руководителем команды по аудиту и аудитируемой организацией.
Присутствие наблюдателей при проведении аудита на месте должно быть обосновано и согласовано ОС СМ и аудитируемой организацией до начала проведения проверки.
Первичная сертификация включает в себя 2 этапа:
Этап 1:
а) анализ деятельности Заказчика;
б) аудит документации СМ;
в) составление отчета по этапу 1.
Этап 2:
а) разработка, согласование и утверждение плана аудита;
б) аудит на месте;
в) рассмотрение результатов аудита;
г) составление отчета по аудиту;
д) выдача сертификата соответствия СМ (в случае положительных результатов).
Вступительное совещание проводится в присутствии членов команды по аудиту с участием руководства аудитируемого или, если применимо, лиц, ответственных за функции или процессы, подлежащие проверке.
Цели совещания:
а) подтверждение плана аудита;
б) краткое изложение действий по аудиту;
в) подтверждение каналов связи;
г) обеспечение возможности для аудитируемого задать вопросы.
Совещание должно быть официальным и должен быть составлен список присутствующих. Председательствовать на совещании должен руководитель команды по аудиту.
Степень детализации вступительного совещания зависит от осведомленности аудитируемой организации о процессе аудита.
Протокол составляется в 2-х экземплярах (по одному экземпляру для ОС СМ и аудитируемой организации).
В процессе проведения аудита, информация, относящаяся к целям, области и критериям аудита, включая информацию по взаимодействию функций, видов деятельности и процессов, должна собираться методом соответствующей выборки и должна быть проверяема. Только проверяемая информация может стать свидетельством аудита.
Методы сбора информации включают:
а) интервью;
б) наблюдение за деятельностью;
в) анализ документации, включая записи.
Выбранные источники информации могут различаться в зависимости от объема и сложности аудита и могут включать следующее:
а) интервью с сотрудниками и другими лицами;
б) наблюдение за деятельностью, производственной средой и условиями;
в) документы, такие как политика, цели, планы, процедуры, стандарты, инструкции, лицензии и разрешения, спецификации, чертежи, контракты и приказы;
г) записи, такие как протоколы контроля, протоколы совещаний, отчеты по аудитам, записи по программам мониторинга и результаты измерений;
д) сводки данных, анализы, индикаторы работы;
е) информация по программам выборочного контроля аудитируемой организации и процедурам выборочного контроля и измерений;
ж) данные из других источников, например, обратная связь с потребителем, другая актуальная информация от внешних сторон и оценка поставщиков;
и) компьютерные базы данных и веб-сайты;
к) имитация и моделирование.
Наблюдения аудита могут указывать либо на соответствие, либо на несоответствие критериям аудита.
Несоответствия и подтверждающие их свидетельства аудита регистрируются в протоколах результатов аудитов. Несоответствия должны быть проанализированы совместно с представителем аудитируемой организации для получения подтверждения того, что свидетельства аудита верны и несоответствия понятны.
Несоответствия классифицируются и оцениваются как значительные, незначительные и малощзначительные.
Повторение незначительных несоответствий одного вида (связанных с одним и тем же процессом СМ) в нескольких подразделениях дает основание для перевода их в значительное несоответствие.
Заключение по результатам аудита оформляется в виде акта по аудиту. Акт подписывают руководитель команды по аудиту и члены команды и представляют для ознакомления и подписи руководителю проверяемой организации или его представителю. Акт подготавливается в двух экземплярах, один экземпляр которого передают аудитируемой организации (заказчику), другой подшивается в дело.
В ходе заключительного совещания под председательством руководителя команды по аудиту должны быть представлены заключения по результатам аудита, включая рекомендации по сертификации, таким образом, чтобы они были понятны и признаны аудитируемой организацией. Участниками заключительного совещания должны быть руководство организации, а также, если это целесообразно, лица, ответственные за функции и процессы, подлежащие проверке.
Совещание должно быть официальным с ведением протокола и списка присутствующих.
Любые разногласия в отношении наблюдений аудита и/или заключений по результатам аудита между командой по аудиту и проверяемой организацией должны быть обсуждены и, если возможно, разрешены. В противном случае все мнения должны быть зарегистрированы.
Протокол заключительного совещания составляется в 2-х экземплярах (по одному экземпляру для ОС СМ и аудитируемой организации).
4 Действия с несоответствиями
При обнаружении одного значительного (Z) или 10 и более незначительных несоответствий (N), система менеджмента аудитируемой организации не может быть признана соответствующей требованиям нормативной документации по СМ и аудитируемая организация не может претендовать на получение сертификата соответствия СМ.
Аудитируемая организация проводит анализ причин значительных несоответствий и разрабатывает коррекции и корректирующие действия по их устранению.
В случае если проверка выполнения коррекций и корректирующих действий в отношении значительных несоответствий невозможна в течение шести месяцев после последнего дня этапа 2, возникает необходимость повторного проведения этапа 2 перед рекомендацией сертификации. Этот пункт отражается в договоре на проведение работ по сертификации.
При обнаружении менее 10 незначительных несоответствий (N), аудитируемая организация после анализа причин несоответствий разрабатывает коррекции и корректирующие действия и отражает их в протоколе совещания. Срок выполнения корректирующих действий не должен превышать 30 календарных дней с момента последнего дня этапа 2. При планировании устранения незначительного несоответствия руководитель команды по аудиту направляет заказчику форму плана по устранению выявленного несоответствия (см. Приложение А) для заполнения и предоставления в ОС СМ.
После выполнения коррекций и корректирующих действий проверяемая организация предъявляет руководителю команды по аудиту отчет по выполнению корректирующих действий (по форме Приложения Б) и свидетельства устранения несоответствий. План по устранению выявленного несоответствия и отчет по выполнению корректирующих действий с подписью крепится в формате pdf в электронной системе e-ktrm.
Если представленного отчета недостаточно для подтверждения выполнения коррекций и корректирующих действий, может потребоваться посещение организации и проверка их фактического выполнения. Срок анализа и проверки отчёта и свидетельств устранения несоответствий, предъявленных аудитируемой организацией, не должен превышать 10 рабочих дней.
В случае подтверждения фактов выполнения коррекций и корректирующих действий и устранения несоответствий и их причин, руководитель команды по аудиту делает соответствующую запись в отчете по аудиту (Приложение С).
При обнаружении малозначительных несоответствий (М) аудитируемая организация определяет планируемую коррекцию и корректирующие действия и заносит информацию в протокол результатов аудита (см. Приложение Н). Обязательное предоставление подтверждения выполнения коррекции и корректирующих действий аудитируемая организация может не предоставлять по результатам аудита. Проверку выполнения коррекции и корректирующих действий малозначительных несоответствий (М) ОС СМ осуществляет при проведении последующего инспекционного/ресертификационного аудита в организации.
5 Утверждение и рассылка отчета по аудиту
Отчет по аудиту подготавливается в течение 10 рабочих дней, исчисляемых с момента истечения срока анализа и проверки отчёта и свидетельств устранения несоответствий. В случае отсутствия несоответствий либо наличии только малозначительных несоответствий по результатам аудита, срок подготовки отчета исчисляется с момента последнего дня этапа 2. Если составление отчета невозможно в установленный срок, то причины задержки доводятся до сведения заказчика аудита, и согласовывается новая дата подготовки отчета.
Отчет по аудиту датируется, анализируется и подписывается в соответствии с процедурами программы аудита, и рассылается получателям, определенным заказчиком аудита.
Отчет по аудиту является собственностью ОС СМ. Члены команды по аудиту, и все получатели отчета учитывают и обеспечивают конфиденциальность содержания отчета.
Отчет по аудиту с подписью и печатью крепится в формате pdf в электронной системе e-ktrm.
6 Завершение аудита
Аудит считается завершенным, если все действия, установленные планом аудита, выполнены, и отчет по аудиту закреплен в электронной системе e-ktrm.
Если это не требуется законодательством, команда по аудиту не разглашает содержание документов и любую другую информацию, полученную в ходе аудита, или содержание отчета по аудиту любой другой стороне без определенного одобрения организации-заказчика. Если требуется раскрыть содержание документа по аудиту, то заказчик уведомляется об этом как можно скорее.
7 Последующие действия после аудита
Критерием для принятия решения по сертификации является отсутствие несоответствий или выполнение аудитируемой организацией коррекций и корректирующих действий в согласованные сроки. Все выполненные коррекции и корректирующие действия должны быть верифицированы и одобрены ОС СМ.
Наличие уведомлений не влияет на принятие положительного решения о выдаче сертификата соответствия.
8 Выдача сертификата соответствия и знака сертификации
При положительных результатах аудита ОС СМ формирует сертификат соответствия в электронной системе e-ktrm. СС подписывается ЭЦП экспертом-аудитором, участвовавшим в проведении сертификационного аудита, а затем руководителем ОС СМ (в случае его отсутствия уполномоченным лицом).
После оформления СС в электронной системе e-ktrm автоматически присваивается уникальный идентификационный номер с последующей регистрацией СС в реестре сертификатов соответствия систем менеджмента технического регулирования.
Вместе с СС сертифицированному заказчику выдается знак сертификации на электронном носителе с краткой инструкцией по применению знака.
9 Проведение работ по инспекционному аудиту
Инспекционный аудит (далее – ИА) сертифицированной СМ проводится не реже одного раза в календарный год, за исключением года ресертификации. Дата первого ИА должна быть не позднее 12 месяцев с момента принятия решения о сертификации. ИА начинается с определения необходимости изменения программы аудитов. После пересмотра программы аудитов и определение продолжительности ИА сертифицированному заказчику направляется договор на проведение работ по ИА СМ. Стоимость работ также как и при первичном сертификационном аудите определяется индивидуально с каждым заказчиком. После подписания договора на проведение работ по ИА СМ обеими сторонами сертифицированному заказчику направляется счет на оплату.
При наличии достаточных оснований со стороны заказчика, ОС СМ может перенести срок проведения ИА. Инициатором переноса срока ИА также может являться ОС СМ. При этом заявителю направляется письменное уведомление с пояснением причин переноса проведения ИА.
Порядок проведения ИА соответствует этапу 2 сертификационного аудита.
10 Ресертификация системы менеджмента
Заявка на проведение ресертификации подается заказчиком в электронном виде через личный кабинет в электронной системе e-ktrm ОС СМ не позднее, чем за два месяца до окончания срока действия сертификата соответствия. Заявка формируется согласно автоматическому алгоритму. При идентификации в ходе ресертификационного аудита значительного несоответствия или отсутствия свидетельств соответствия, устанавливаются сроки выполнения коррекций и корректирующих действий, которые должны быть выполнены до истечения срока действия сертификата.
11 Внеплановые аудиты
ОС СМ может проводить внеплановые аудиты у сертифицированного заказчика. Причиной для проведения внепланового аудита может послужить:
а) получение информации о любых серьезных нарушениях в рамках сертифицированной СМ, в том числе поступление жалоб от потребителей сертифицированного заказчика;
б) получение претензий к качеству работ, на которые распространяется действие сертификата соответствия СМ;
в) существенные изменения со стороны сертифицированного заказчика, которые могут оказать влияние на способность СМ продолжать соответствовать требованиям стандарта, на соответствие которому проводилась сертификация;
г) проверка выполнения корректирующих действий по устранению причин несоответствий, повлекших приостановление сертификации;
д) изменение (введение в действие новой версии) нормативного документа, на соответствие которому проводилась сертификация СМ заказчика.